キャリアアップ
2018/06/20

ビジネスパーソンが最速でPDCAを回すための3つのコツ

(写真=Montest'studio/Shutterstock.com)
(写真=Montest'studio/Shutterstock.com)
日々残業しても結果が出ない人がいる一方で、そこまで残業をしているわけでもないのにどんどん結果を出せる人もいます。両者の違いのひとつは、代表的なフレームワークの「PDCAサイクル」を上手に回せているかどうかです。今回は最速でPDCAを回すための3つのコツを紹介します。

PDCAサイクルの基本を理解する

PDCAはそれぞれ以下の意味を持っています。

P:Plan
目標を設定し、その目標のために適切な方法を選択し、実行計画を立てるステップ。

D:Do
Pで立てた計画を実行に移すステップ。

C:Check
Dの結果を受けて、なぜそのような結果になったのか、Pの段階で設定した目標、選択した方法、立てた計画は正しかったのかを検証するステップ。

A:Action(Adjustといわれる場合もあり)
Cの内容を踏まえて、次はどうするべきかを検討するステップ。

PDCAサイクルはPからAの流れが一周したら、Aの内容を踏まえて再びPに戻るためPDCAサイクルという名前がついているのです。

PDCAサイクルを加速させる3つのコツ

組織や個人はPDCAサイクルを回せば回すほど成長していきます。そのためPDCAサイクルを回すスピードが速くなればなるほど、成長の速度も上がっていきます。ここからはPDCAサイクルを加速させる3つのコツを紹介します。

1. 「やる」前提で計画を立てる

PDCAサイクルが遅くなる原因のひとつは、最初に「やる・やらない」を考えてしまうことです。例えば営業担当者のひとりが「既存の取引先を半分に減らして1社あたりの訪問時間をふやし、よりきめ細かなサービスを実現することで、全体の売上を倍にしよう」というアイディアを思いついたとします。

このアイディアを実行するかどうかを検討し始めると、たいていは「実行しない」という結論になります。なぜなら、やるかやらないかを検討すると、たいていやらない理由ばかりが持ち上がるからです。

これではいつまでたってもPDCAサイクルはPで止まったままです。そのため、思いついたことはまず「やる」という前提から始める必要があるのです。そうすれば必ずD(実行)の段階に移行できます。PDCAサイクルを回すには、まず何よりも動き出さなければならないのです。

2. 目標は「一番先」と「一番手前」を考える

実行したことを検証するためには目標が必要です。しかし、ここで「どんな目標を立てるべきか」と考え込んでしまうと、またしてもPDCAサイクルが遅くなってしまいます。

そのため目標は「一番先」と「一番手前」だけを考えるようにします。一番先とは最終目標のことで、一番手前とは毎日やるべき「期限」のことです。

最終目標はその名のとおり、自分が成し遂げたいことですが、期限は最終目標に具体的な締め切りを設けることです。1年後でも3年後でも5年後でも構いませんが、いつまでにやるのかを具体的に設定することが大切です。

こうして一番先にある最終目標を決めたら、次は一番手前の毎日やるべきことを決めていきます。ここで重要なのは「毎日できること」と「数値」の2つです。

例えば営業の売上を伸ばすために「毎日1社契約を取る」という目標を決めてしまうと、早い段階でその目標に無理が生じてきます。たとえそれが小さな挫折でも、一度挫折すると人のモチベーションは下がるものです。これを防ぐには毎日やるべきことは「毎日できること」である必要があるのです。

しかしこれも「毎日頑張ってアポを取る」といった曖昧なものでは意味がありません。達成できたかどうかを後で検証できないからです。そのため毎日やるべきことを決めるときは「毎日3社のアポを取る」など具体的な数値を掲げるようにしましょう。

「目標は慎重に考えなければならないもの」と思い込んでいる人もいるかもしれませんが、それは間違いです。目標は後からでも十分修正できると考えておきましょう。

3. 可能性のある方法は「すべて同時」に実行する

目標達成に効果のありそうな方法を「ひとつずつ順番」に実行するというやり方は、PDCAサイクルが遅くなる原因です。

例えばひとつの方法を1ヵ月かけて実行してPDCAサイクルを回すとしたら、6つの方法があったら効果を検証するのに6ヵ月かかってしまいます。それだけ時間がかかれば、6つ目の方法を試す頃には状況も変わってしまい、正しい検証を行うことができません。

そのため可能性のある方法を「すべて同時」に実行し効果を検証します。それで最も効果の高い方法だけを残すのです。そうすれば次のPDCAサイクルを回すときには、すべての方法のうち最も効果の高い方法をブラッシュアップする作業に着手できます。

ただし、このPDCAサイクルでは最初に大きな労力とコストがかかるという問題もあります。しかし、それさえ乗り越えれば、「ひとつずつ順番」にやるよりも労力もコストも抑えられます。なぜなら「すべて同時」の場合、2回目からは最も効果の高い方法だけを実行していくので、「効果が出たか出なかったか」を考える必要がないからです。

「速いPDCA」で成長を加速させよう

最速で成長するためには、単にPDCAサイクルを回しているだけでは不十分です。できるだけ速く効率的にPDCAサイクルを回し、その都度、成長していかなければなりません。ここで紹介した3つのコツを参考に、PDCAを加速させていきましょう。

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