キャリアアップ
2018/10/25

デキるビジネスマンは知っている!仕事を時短で回すコツ

(写真=Jacob Lund/Shutterstock.com)
(写真=Jacob Lund/Shutterstock.com)
限られた時間の中でより多くの仕事をこなすには、ひとつひとつの仕事にかかる時間を短くする必要があります。デキるビジネスマンの多くは、仕事を効率的にこなす時短テクニックを上手に活用しています。ここでは、デキるビジネスマンが実践している時短テクニックを「人間関係術」「資料作成術」「コミュニケーション術」の3つに分けて紹介します。

デキるビジネスマンの「人間関係術」

デキるビジネスマンは、積極的に新しい人間関係を築き、それをより深い関係にしようとします。多くのビジネスマンは「嫌われたらどうしよう」「あの人とは合わない」などと考えて、積極的に行動に移そうとしません。もちろんデキるビジネスマンにも不安や好き嫌いはあります。しかしちょっとした工夫で、そうした不安や好き嫌いは乗り越えられるのです。

例えば苦手な上司に対しては、まず好きになるために良いところを徹底的に探します。それは「いつも机の上をきれいにしている」「挨拶はきちんとしている」などささいなことで構いません。良いところを少しずつ見つけていくと、多少嫌味を言われたりしても、良いことを思い出せば、嫌な感情が薄まるものです。

するとコミュニケーションをとる回数が増え、早く信頼関係が築けます。信頼関係が築ければ上司も細かな仕事のやり方にまで口を出さなくなりますから、スムーズに仕事ができるようになっていくのです。

「返報性の原理」を利用するのもいいでしょう。人間は他人から何かを与えられるとお返しをしたくなる性質があります。これは「ありがとう」や「ごめんね」といった言葉でも十分効果を発揮します。そのため、こちらが仕事を少しだけ手伝ってあげるだけでも、相手は「この人に何かお返しがしたい」と感じます。

ある心理学の実験によれば、5倍にして返すという結果が出たそうです。また別の研究では、人は助けた相手を好きになるという結果も出ています。

デキるビジネスマンの「資料作成術」

サイバーエージェント社長・藤田晋さんは、ダメな企画書の典型例として、分厚い企画書だと言い切ります。デキるビジネスマンは、徹底して無駄を省いた資料作成術を実践しています。

まず資料に無駄な情報を盛り込もうとしません。自分がその資料で伝えたいことを絞り込むのはもちろん、読む相手が誰なのかもよく考えます。例えばデータよりも直感で判断するタイプなら、データを並べるよりもデータは概要を記載するだけにとどめ、そこから導かれる結論を端的に伝えることに集中します。

また最初から100%の完成を目指さないのもポイントです。Facebook創業者のマーク・ザッカーバーグは「完璧を目指すよりもまず終わらせろ」と言っていますが、これは資料作成にも応用できます。資料作成をしているときに、上司に確認しないとわからない部分は仮の内容を入れておいて、80%程度の完成度で上司に提出します。当然そこで上司から指摘が入りますが、方向性が定まっているのですぐに修正できるのです。

デキるビジネスマンの「コミュニケーション術」

デキるビジネスマンは「相手の言葉で話すこと」を心がけています。そのためエンジニアならエンジニアの、営業なら営業の、新入社員なら新入社員の言葉といったように、相手に合わせた言葉を使って話せば、コミュニケーションに無駄がなくなるのです。

また「何が言いたいのかを最初に明確に話す」「重要なことを何度も繰り返す」というのも効果的です。人間の音声情報についての記憶は2秒程度しか持続せず、反復しなければすぐに内容を忘れてしまうそうです。

無駄を省いてパフォーマンスを高めよう

たくさん残業するのが偉いという時代はすでに終わり、今や決められた時間内で高いパフォーマンスを発揮する人がデキるという時代に入っています。デキるビジネスマンになるためには、今の自分の仕事の無駄を省き、本当に必要な仕事に時間と労力を集中させることなのです。

 

【オススメ記事】
キャリアアップのための必修科目!社内営業ができる人の4つの習慣
キャリアを積むなら副業よりパラレルキャリア!でも、その注意点は?
転職を成功させるための『理想的なタイミング』の作り方
意識高い系ビジネスパーソンはなぜキャリアで失敗するのか?
キャリアデザインが貯金や投資よりも大事な理由とは

PREV ストレングス・ファインダーにみる自分の強みの活かし方
NEXT 上司を超えたい!ステップアップして出世するための3つのポイント

関連記事