マネジメント
2018/10/26

仕事で思考停止して手がとまった部下に対して上司のあなたができるポイントは?

(写真=fizkes/Shutterstock.com)
(写真=fizkes/Shutterstock.com)
あなたの部下が仕事中に、自分では対応できなくてパニックになって固まっている、いわゆる思考停止状態になってしまって困ったことはありませんか?実は部下が思考停止になったときは部下に仕事のやり方をアドバイスできる大きなチャンスとなります。

思考停止状態なのはどんなとき?

思考停止というと大げさになるかもしれません。しかし、「業務が過多でミスをする」「問い合わせが多くて処理するのに時間がかかり優先順位が決められない」など、仕事が途中でストップしてしまうことは誰にでもありえることです。考えるのを放棄するのではなく、どこから考えていいかわからないと手が止まってしまう状態になるパターンは2つあります。

1つ目は業務量が急激に増えたときです。業務量が多くなると部下がキャパオーバーしてしまい、どうしたらいいかわからなくなって思考停止状態になってしまいます。この場合、優先順位を考えて動くだけでもクリアになる部分もありますが、ただ「どうしよう」「どこからはじめよう」と焦ってしまえば先に進まなくなるのです。

2つ目のパターンは部下がミスをしてしまったときです。次はミスを起こさないようにしようと前に進んでいくタイプは問題ありませんが、自分のミスを悲観してまたミスをしたらどうしようと不安になり、ためらってしまうと思考停止状態に陥ってしまいます。

思考停止状態の3つの特徴とは

「手が止まって考えられなくなる状態=思考停止になってしまうとき」とは、どのような特徴があるのでしょうか。3つの特徴を考えてみます。

1つ目は「何も考えられない状態」です。思考停止に陥りやすい部下は自ら考えて自発的に動くタイプではなく、あなたの指示を待って動くタイプではないでしょうか。指示待ちタイプは忙しくて上司からの指示がないときに思考停止状態に陥ります。

2つ目は「考えすぎてわからなくなっている状態」です。仕事の計画や目標設定の段階で多くの情報を調査、整理することにのみ情熱を注いでしまってはいませんか?なかなか実行できず時間ばかり過ぎていき、そのうち方向性がわからなくなり思考停止の状態になってしまうのです。

3つ目は「どうしようもなくなって止まってしまう状態」です。部下がずっと席に座ったまま考えごとをしているときは要注意です。思考停止に陥ると身体の動きが鈍くなり、受け答えも鈍くなります。

思考停止状態の脱出には小さな習慣を

部下が上述したような3つの状態に陥っていると感じる場合、上司のあなたがフォローするほうがよい場面が出てきます。そのときには部下の状況をよく見ながら話を進めましょう。最初のステップは、まさに部下が思考停止の状態に陥っていたときに行います。まずは、部下をゆっくり落ち着かせることが大事です。笑顔でゆっくりとした口調でリラックスしたムードを心掛けながら何をしたらいいのか指示をしましょう。上司から指示を受けて作業を開始することで部下は落ち着きを取り戻します。

次のステップは部下が落ち着いたときに時間をとって「日々自分の仕事を小さな習慣化しておく」ことをアドバイスします。仕事を習慣化しておくことで、やるべきことが明確になるため、手が止まって思考停止になる可能性が低くなります。

最後のステップは、「タスクの細分化」をしておくように部下にアドバイスします。期間内にやらなければならない作業や業務を細分化して管理しながら仕事を行うことで、思考停止を起こさないスキルを身につけさせます。

仕事の習慣化とタスクの細分化は単発のアドバイスではなく一定期間声掛けや見守りをしながら部下の成長を促すとより効果的です。

思考停止状態はスキルアップのチャンス

業務経験の浅い部下が繁忙期や自分のミスをきっかけに思考停止状態に陥ってしまうことはある程度は仕方ないことです。そんなとき、頭ごなしに叱りつけることは逆効果になります。思考停止は部下に仕事のやり方をアドバイスできる大きなチャンスだと考えましょう。「日々自分の仕事を習慣化しておくこと」「タスクを細分化しておくこと」を伝えて部下の仕事のスキルアップをサポートしていきましょう。部下のスキルアップはチームの底上げにつながります。さらに、チーム全体が思考停止状態にならないように、常に業務改善していくことも上司には求められているのです。

 

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