あしたの履歴書
2018/07/23

目標ノー残業!5つの短縮ワザを身に着けて勤務時間内に仕事を終わらせよう

(写真=Eviart/Shutterstock.com)
(写真=Eviart/Shutterstock.com)
働き方改革が推進され、残業をせずに帰るための効率性が求められるようになってきました。同じだけの勤務時間があれば、たくさんの仕事をミスなく効率よく行い結果を出せる人と、ミスはないもののどうしても時間がかかる人では、効率よく仕事を行える人のほうが生産性は高いという判断をされます。そのため、本当は仕事ができるのに、生産性の面でマイナス評価を受けてしまう人もいるかもしれません。

そこで、残業をせずに効率よく仕事を行い、生産性をあげるにはどうしたらよいかを一緒に考えてみましょう。ノー残業や、時間内に結果を残せるビジネスマンを目指し、会社でも評価を得られるようになりましょう。

仕事を定時で終わらせるとよいワケ

まず、なぜ勤務時間に仕事を終わらせるのが良いのかを考えてみましょう。会社にとっては人件費や電気代等の費用を削減することができます。長く会社に残ればその分残業代が発生しますし、電気代他の費用がかかります。それだけではなく、長時間労働が続くと社員の健康状態にも影響が出るおそれがあります。休職する人がいれば、その分他の人にもさまざまな影響を及ぼすかもしれません。

また、社員にとっても定時退社はメリットがあります。もちろん、残業代がもらえないなどのデメリットもありますが、早く帰宅した分スキルアップのために勉強する、副業ができる会社なら副業などといった活動を行うのがよいでしょう。体が疲れた日には休息をとり、心身ともにリフレッシュして仕事で一番よいパフォーマンスを発揮できるようにメンテナンスをするのも肝心です。

無駄な時間を作らない

仕事の効率化を図るには、無駄な時間を作らないことを意識しましょう。仕事と仕事の合間に発生する暇な時間、仕事中に集中力が切れたときのだらだらしている時間など、思った以上に無駄な時間を過ごしている人もいるのではないでしょうか。一息入れるのも大事ですが、ダラダラと休憩するのはよくありません。たとえば、自分のタイムスケジュールを90分ごとで時間を区切り、その90分間は集中し続けるのです。そうすることで仕事のペースが早まり、効率的に仕事を進められるようになるかもしれません。

やることリストを作成する

次におすすめなのは、1日でやることをリスト化することです。毎日夜に仕事の振り返りを行う人も多いと思いますが、そのときに明日やることをやることリスト(Todoリスト)に記録をします。翌朝、会社に出社してからやることを考えても遅いのです。前日にリスト化することで、翌日に向けて意識ができます。出社したときにもう1度リストを見返して、これでよいのかを考え、TODOをひとつひとつ消化していきます。たとえ、大きなプロジェクトであっても仕事単位は小さなTODOに置き換えられます。TODOをたくさん消化していくことによって、大きなプロジェクトの成功にも近づくのです。

やることリストはただリストを消化するだけではなく、時間の見積もりを立てる訓練にも役立ちます。ひとつのTODOにかかると見積もった時間と実際に仕事にかかった時間を比較し、その差分を確認することが大事です。そのギャップを引き起こす原因が何かを把握することができます。やることリストの記入は長く続ければ続けるほど、仕事の質を高めることにつながります。

自分しかできない仕事を把握する

仕事が長引いてしまう理由は、自分ではなくてもできる仕事を引き受ける点にあります。他のメンバーの仕事を引き受けるときには、自分の仕事が滞りなく進んでいることが前提だと考えましょう。タスクが増えることで自分の仕事に影響が出るのであれば、引き受けるべきではないといえます。また、自分より手の空いている人に任せられるようなら、その人にお願いをしたほうが効率的です。

メールや電話はすぐに返す

メールや電話はクイックレスポンスを行うことが大切です。「すぐに返事できるメールや電話は最優先で返す」「すぐに答えを出せない場合でも検討していることを伝える」「答えを出すまでの期日を返事する」という3つのポイントを心がけてください。対応が遅いとそれだけで相手はストレスを感じてしまうおそれもあります。

行き詰まったらすぐに相談する

ひとりでできないことを延々と悩み続ける時間も無駄です。仕事は人に頼ってはいけないと思いがちですが、人に頼らず仕事がクラッシュすれば元も子もありません。報告、連絡、相談のうちもっとも先にすべきものは「相談」ではないでしょうか。

あなたもノー残業に向けて効率的に動こう

このように、ノー残業に向けた5つの効率化について説明をしてきました。これらのことは少し意識し、積み重ねるだけでもパフォーマンスが大きく変わってくるものです。仕事が早く終わっても、その後の過ごし方でスキルアップにもつながりますし、仕事への還元もできる可能性もあります。ノー残業で残業代が減ってしまう……となげくより、仕事で評価を得て対価を得るためにはどうしたらよいのかを考えて行動するのが生産的ではないでしょうか。
 

【オススメ記事】
あなたの素敵な未来のキャリアを考える「あしたの履歴書」とは
「人生100年時代」を生き抜け!しなやかな働き方を身につける2つの方法
給与をアップさせたいと思われる人材になるためにすべきポイントとは
革靴の手入れとモテには関係が!?デキるビジネスパーソンは足元まで意識する
転職でスキルアップできるビジネスマンってどんな人?

PREV 転職希望者にお伝えしたい人事担当者の目に留まる「履歴書」と「職務経歴書」
NEXT 人生100年時代に個人が稼ぐための3つの方法

関連記事